Kaufmännische/r Assistent/in Sekretariat (m/w/d)

Mensen, Cafeterien, Studentenwohnheime, Amt für Ausbildungsförderung (BAföG), psychologische und soziale Beratung, Kinderbetreuungseinrichtungen, kulturelle Förderung (Arbeitsgemeinschaften)

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Studentenwerk Schleswig-Holstein – Westring 385, 24118 Kiel

Das Studentenwerk Schleswig-Holstein sucht zum 01.01.2026 oder später

Kaufmännische/r Assistent/in Sekretariat (m/w/d)

für das Förderungssekretariat des Amtes für Ausbildungsförderung,
Faulstraße 17, 24103 Kiel,
in Vollzeit (38,7 Std./Woche) & befristet.

Unser Angebot

• mitarbeitendenorientierte Unternehmenskultur
• Mitgestaltung/eigene Ideen ausdrücklich erwünscht
• betriebliches Gesundheitsmanagement (z.B. Hansefit)
• interne psychologische Beratung
• Events für alle Beschäftigten (z.B. Sommerfest)
• gute Verkehrsanbindung
• flexibel gestaltbare Arbeitszeiten (Gleitzeit)
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten sowie die Bereitstellung eines Firmenlaptops
• 30 Tage Urlaub (Der 24.12. und 31.12. sind freie Tage, an denen kein Urlaub genommen werden muss.)
• regelmäßige Entwicklungsgespräche mit der Führungskraft (Rückenwindgespräche)
• ggf. Kinderbetreuung
• kostenloses Mineralwasser, Kaffee & Tee
• Corporate Benefits
• Jobticket
• Fahrrad-Leasing
• betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• vermögenswirksame Leistungen
• Jahressonderzahlung („Weihnachtsgeld“)
• tarifliches Gehalt nach EG 6 TV-L (je nach einschlägiger Berufserfahrung von 3.086,57 Euro bis 3.758,72 Euro brutto/Monat) - Das monatliche Gehalt wird durch das Ergebnis der aktuellen Tarifrunde ergänzt.

Ihre Aufgaben

• Kund/innen, Geschäftspartner/innen und Besucher/innen empfangen und bewirten
• Anlage von Erstanträgen sowie Aktenpflege
• Zuordnung von externen Dokumenten über das Upload Portal
• Betreuung des Archivs (Prüfung, Transport und Vernichtung)
• Korrespondenz erledigen und Auskünfte erteilen
• Besprechungen und Termine planen und organisieren, Terminkalender und Protokolle führen
• Büromaterial verwalten und bestellen, Rechnungen bearbeiten
• Unterlagen aufbereiten, Präsentationsunterlagen erstellen
• Aktualisierung der öffentlichen Aushänge (Plakate, Flyer, Wegweiser, Raumbeschilderungen, etc.)
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Schreiben nach Diktat oder Vorlage
• Unterstützung der BAföG-Sachbearbeiter/innen

Ihr Profil

• (in Kürze) abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• ausgeprägte IT-Affinität und nachweisbar sehr sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• konstant strukturierte Arbeitsweise insbesondere in Phasen mit besonders hohem Arbeitsaufkommen
• hohes Maß an Organisationsgeschick und Selbständigkeit
• Flexibilität und Offenheit gegenüber neuen Ideen
• hohe Kundenorientierung und ausgeprägte soziale Kompetenzen insbesondere für den Umgang mit Studierenden und Eltern
• Spaß an der Arbeit im Team
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse

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